Bekende pijnpunten:
Gemiste Telefoontjes = Verloren Omzet Voicemail-Afhakers = Meer Verloren OmzetDe oplossing met spectaculaire ROI!
Jouw Virtuele AI-Assistente voor front desk back-up en 24/7 bereikbaarheid
Gemiste Oproepen → Verleden Tijd
betekent geen Gemiste Oproepen meer
Gemiste Oproepen Verleden Tijd is een Virtuele Assistente (VA), gebaseerd op de nieuwste AI-technologie, die tijdens praktijkuren als back-up van de receptioniste functioneert en voicemail volledig overbodig maakt. Buiten praktijkuren handelt ze alle binnenkomende gesprekken volledig zelfstandig af. Veelvoorkomende vragen beantwoordt ze op een vriendelijke manier; gaat het om een afspraak, dan noteert ze de wensen van de patiënt en stuurt deze door naar de receptie.
De receptie verwerkt en bevestigt de afspraakwensen óf stelt een alternatieve datum voor. Gebeurt dit gedurende de dag, dan ontvangt de beller z.s.m. een bevestiging. Kwam de oproep buiten praktijkuren binnen, dan wordt deze de volgende (werk)dag z.s.m. verwerkt en bevestigd.
Elke oproep die de receptie niet kan aannemen (bezet, geen gehoor, of buiten praktijkuren) wordt 24/7 door de VA direct beantwoord, via een doorschakeling. Vragen beantwoordt de VA door terug te grijpen op een klantspecifieke KennisBank, die door de tijd heen kan worden uitgebreid.
8 Voordelen:
- Geen gemiste oproepen = meer omzet
- Verhoging van winstmarge
- Klantvriendelijk: patiënt kan afspraken maken wanneer het hem/haar het beste uitkomt
- 24/7/365 bereikbaar
- Front desk back-up tijdens piekuren en minder stress
- Front desk heeft meer tijd voor intelligentere taken
- Weg met voicemail
- Geen voicemail-afhakers meer = meer afspraken
De doelgroep is kleinere zorg- en dienstverleningspraktijken, al dan niet met meerdere vestigingen.
Zo verloopt elk gesprek:
Patiënt belt de praktijk
Voor de beller verandert er niets.
Receptie bezet óf neemt niet op óf buiten praktijkuren
Oproep wordt onzichtbaar en onhoorbaar doorgeschakeld.
Virtuele Assistente neemt direct live op
Vraag? De VA beantwoordt deze vriendelijk en professioneel.
Afspraak? De VA noteert de wens en stuurt deze door naar de receptie.
Receptie verwerkt het ontvangen VA-bericht
Afspraakgegevens worden in de afspraak-module ingevoerd; patiënt ontvangt bevestiging.
Zonder API-toegang tot de EPD-software muteert de AI niet in de agenda-module; dit doet de receptie.
Wat levert het jouw praktijk op?
Meer Omzet
-
Elk telefoontje wordt direct beantwoord. Ook ’s avonds en tijdens feestdagen.
-
Jouw praktijk is nu 24/7 bereikbaar: modern én klantvriendelijk
-
Voicemail wordt afgeschakeld: weg ermee!
-
Jammer voor jouw concurrent. Jíj hebt geen VM-Afhakers meer.
-
Uren tijdwinst! Geen nabel-acties meer.
-
Hoe meer praktijkinfo in de KennisBank, hoe meer taken door AI kunnen worden overgenomen
-
Receptie richt zich voortaan op slimmere opgaven
Verbeterde receptie-efficiëntie
Meer tevreden klanten
-
Afspraak aanvragen wanneer het hén uitkomt
-
AI beantwoordt alle praktische vragen; antwoorden vindt ze in de KennisBank
-
Het proces verloopt klantvriendelijker.
Weg met Voicemail. Stop ermee!
Het aloude lek in jouw telefoonsysteem
- In 1980 geïntroduceerd; bijna vijftig jaar later ergeren we ons nog steeds aan: “Spreek je boodschap in na de BIEP.” Technologieën ontwikkelen zich in rap tempo; voicemail niet.
- Een extra receptioniste aanstellen, alleen om je piekbelasting op te vangen, is financieel onhaalbaar. Daarom vertrouwen zoveel firma’s nog steeds op het verouderde vangnet “voicemail”.
- Maar je weet dat je daarmee omzet verliest: steeds meer mensen hebben Voicemail-Aversie. Jongeren helemaal!
- Je weet dat je een omzetlek hebt, maar je weet niet hoe groot. Hoeveel kansen mis je door het aloude voicemail-fenomeen?
- Dan moet de receptie beginnen met VM-nabelacties; tijdrovend én niet enerverend. Dat is nog niet eens het ergste. Het “speed-to-lead”-fenomeen killt deze activiteit; hoe langer het duurt tot een nabelactie succesvol was, hoe groter de kans dat de oorspronkelijke intentie/interesse van jouw potentiële klant is veranderd.
- Ondernemers die zich dit realiseren, grijpen naar innovatieve technologieën, zoals Voice-AI en “omni-channel”-bereikbaarheid (website, e-mail, social media).
Heldere prijzen, spectaculaire ROI
Eenmalig, incl. inrichting
- KennisBank wordt opdrachtgever-specifiek geconfigureerd met o.a. FAQs, specialiteit per therapeut, praktijkuren etc.
- Installatie & testen van het tussengeschakelde telefoonnummer
per maand
- Incl. maandelijkse rapportage
- Optioneel: een prachtig KPI-dashboard
De financiële beslissing is snel gemaakt:
Eén teruggewonnen patiënt is €330 (fysio) tot €425 (chiro) aan levenswaarde. Break-even bij minder dan één patiënt per maand. Bij 1 tot 2 patiënten extra per maand behaal je al een ROI van meer dan 100%.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel gesprekken heeft de VA opgenomen (per week/maand)?
- Hoeveel volledige afspraakberichten zijn aan de receptie doorgegeven (per week/maand)?
- Welk percentage van de beantwoorde telefoontjes is ’s avonds aangenomen?
Geen enkele gemiste oproep meer!
Jouw klanten, je receptioniste en jouw portemonnee zullen je dankbaar zijn
Nieuwsgierig wat deze Virtuele Assistente voor jouw praktijk oplost?
Test het 2 weken kosteloosLiever direct contact?
Mail of bel rechtstreeks, geen formulier nodig.